Herramientas de trabajo colaborativo online

Cada vez más, para trabajar en colaboración con otras personas o entidades, se necesitan conocimientos de diversos programas en los que compartir información y elaborar propuestas. Para ello, en este artículo, se encuentran varias plataformas que pueden ser de utilidad.

  • DROPBOX: es una herramienta para archivar y sincronizar documentos utilizando Internet. Requiere bajar e instalar un programa en cada ordenador, (crea una carpeta en el escritorio), aunque no es totalmente necesario, ya que puedes utilizar la herramienta utilizando un navegador conectado a Internet. También puedes utilizar Dropbox desde los diferentes dispositivos móviles como IPad, IPhone, Blackberry y Android.

  • GOOGLE DRIVE: es una herramienta que sirve para el almacenamiento de archivos online y que ofrece la posibilidad de trabajar en grupo sobre un mismo documento en tiempo real.

  • WETRANSFER: es una aplicación online gratuita con la que podremos compartir por correo electrónico todo tipo de archivos siempre y cuando no superen los 2 GB. Su utilización es realmente muy sencilla: solo tenemos que cargar el archivo que queremos compartir, ingresar el correo del destinatario, nuestro correo electrónico, un mensaje (es opcional) y por último presionar el botón TRANSFER. Luego de unos pocos segundos (el tiempo depende del tamaño del archivo que estamos enviando) el sistema le envía al destinatario un correo electrónico notificándole que le han enviado un archivo, con el link para su descarga.

 

Utilidad de la herramienta para mi asociación juvenil


  • Utilidad 1. Compartir archivos como actas, hojas de actividad, material fotográfico o videográfico.

  • Utilidad 2. Facilitar el trabajo a distancia entre los miembros de la asociación, federación, grupo operativo, etc.

  • Utilidad 3. En Dropbox, se pueden organizar los documentos en distintas carpetas, y de esta manera ser más sencillo trabajar en la elaboración de distintas actividades o proyectos, a la vez.

  • Utilidad 4. En particular, con Google drive, se pueden subir documentos escaneados y editarlos.

Ejemplos de uso


Google Drive: 

  • Si se necesita hacer una actividad en grupo, la cual conlleva muchas pequeñas cosas a tener en cuenta o es muy grande y se tienen que dividir las distintas tareas (limpieza, decoración, ambientación...), sale muy beneficioso usar esta herramienta.

  • Para transmitir noticias actuales o actividades, como un musical o un campamento, sobre cualquier asociación o federación, de una manera rápida y sencilla.

  • Para elaborar un documento importante, el cual se tenga que firmar o supervisar por varias personas, como por ejemplo, el acta de una reunión del equipo de monitores.

Wetransfer:

  • Si un monitor necesita urgentemente unos archivos de música, vídeo, imagen o escrito. La otra persona que le tiene que enviar los archivos, puede hacerlo sin necesidad de grandes complicaciones ni dificultades. Por lo tanto, lo hace con mayor rapidez.

  • Si un monitor, no posee ordenador, y usa otro que no es suyo para trabajar y necesita enviar algún tipo de archivo a otro voluntario. Pues no necesita descargarse ningún tipo de programa para enviar estos archivos, siempre que no pasen de 2 GB.

Dropbox:

  • Para elaborar un documento importante, el cual se tenga que firmar o supervisar por varias personas, como por ejemplo, el acta de una reunión del equipo de monitores.

  • Si se necesita hacer una actividad en grupo, la cual conlleva muchas pequeñas cosas a tener en cuenta o es muy grande y se tienen que dividir las distintas tareas (limpieza, decoración, ambientación...), sale muy beneficioso usar esta herramienta.

  • Si se necesita algún tipo de canción o vídeo, para usarlo en cualquier momento de buenos días, o para ponerlos en una gala. Se puede compartir de un monitor a otro, desde esta herramienta.

Para saber más


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Podéis probar esta

Podéis probar esta herramienta práctica de colaboración para equipos de trabajo y gestión de proyectos
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